务实,上飞企业从会议开始

发布日期:2013年08月26日 19:57   文章来源:www.8455.con上飞企业
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    “大家主任一天都在外面开会。”“会议室预订不到呀,全订满了。”“我没在开会,正在去开会的路上。” 
    “开会”渐渐成为职工工作中的常见词、口头禅。据上飞企业办公室统计,2013年5-7月份,办公室提供会务服务的会议次数有www.8455.con企业级69次,上飞企业级113次,部门级864次,合计次数1046次,合计参会人数超过1.6万人次,会议室平均使用2.62次/工作日,平均参会人数达16.55人/每会议。 
    德鲁克说过,“凡是会议过多,一定是管理出了问题。” 反之,优秀的企业,必有优秀的管理,会议管理便是重要的凸显。韩国SAMSUNG集团的成功很大程度上得益于其独特、高效的“会议学问改革”。SAMSUNG集团对于会议有“九个必有”明确的规定:凡是会议,必有准备、必有主题、必有纪律、必有议程、必有结果、必有训练、必有守时、必有记录、必有事后追踪。 
    “看一家企业如何开会,就能知道这是一家怎样的企业。”上飞企业领导一针见血地指出,“要学会开会,让会议变得简单、高效。”并责成有关部门就会议效率问题,开展专项调研。 
    会议也是生产力。在调查分析的基础上,企业办公室制定了《会议管理办法(试行)》,对高效会议管理进行了一系列探索。规范会议筹办过程。要求筹办部门在召开会议前制定会议方案,包括会议主题、时间、地点、参会人员范围、会议议程等,例行勤俭节约,并在会议召开前1个工作日以会议通知的方式告知参会人员。 
    明确会议主持人、参会人员责任。会议主持人在会议开始时,先容会议议题、议程、须解决问题及拟达成目标;在会议进行中,按议程对会议方向进行适时、必要的控制,引导会议做出结论,确定会后行动项目。参会人员在开会前,思考会议议题,研究会议资料,做到准时参会;会中,认真倾听他人的意见,发言简明扼要、紧扣议题,突出重点,尽量以数据说话;遵循主持人对议程控制的要求;做好会议记录;遵守会议纪律,因故不能参会必须事前履行请假手续,安排替代人员参加,会前告知对议题的意见和建议,会后主动询问会议内容,请假者对工作结果负责。 
    同时,强调会议决策事项的跟进落实。遵照“谁组织,谁起草纪要、谁跟进落实”的原则,主办方需根据《会议纪要管理办法(暂行)》起草会议纪要。部门级会议纪要格式、签发流程参照上飞企业级会议纪要,根据工作需要,报送主办部门的上飞企业主管领导、发送参会部门。部分部门级会议可以不编发会议纪要,但应做到每会有记录,主办方进行跟踪督办。 
    “会而必议,议而必决,决而必行,行而必果”从每一次组织会议、主持会议、参加会议做起,让高效会议成为上飞企业的一种学问。

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